私募基金管理人合规自查方法及整改方案

2018年起私募基金投资业务进入强监管的领域内，监管措施接连不断地出台，私募基金管理人合规自查也一次次地向私募基金管理人袭来。作为私募基金管理人如何根据基金业协会的要求进行合规自查、防范风险并且交上一份满意的答卷呢？今天我们来一起探讨一下这个问题！

首先我们一起来回顾下基金业协会要求自查的情形，然后了解下合规自查的方法以及整改方案，最后再给大家介绍几种容易忽视的合规风险。

一、 基金业协会要求自查的情形

（一） 要求限期出具专项法律意见书

出具此类法律意见书要求最为严格的，它要求管理人在限定时间内委托律师事务所对管理人进行尽职调查并出具法律意见书提交协会。如果限期内未出具的话，基金业协会将会注销私募基金管理人。为何此项核查如此严格，因为只有管理人及其法定代表人、高级管理人员、实际控制人或主要出资人出现以下情形的，基金业协会才会要求出具法律意见书。

1、 被公安、检察、监察机关立案调查的；

2、 被行政机关列为严重失信人，以及被人民法院列为失信被执行人的；

3、 被证券监管部门给予行政处罚或被交易所等自律组织给予自律处分，情节严重的；

4、 拒绝、阻碍监管人员或者自律管理人员依法行使监督检查、调查职权或者自律检查权的；

5、 因严重违法违规行为，证券监管部门向协会建议采取自律管理措施的；

6、 多次受到投资者实名投诉，涉嫌违反法律法规、自律规则，侵害投资者合法权益，未能向协会和投资者合理解释被投诉事项的；

7、 经营过程中出现《私募基金登记备案问答十四》规定的不予登记情形的；

8、 其他严重违反法律法规和《私募基金管理人内部控制指引》等自律规则的相关规定，经营管理失控，出现重大风险，损害投资者利益的。

通过以上的内容我们能够看出，都是属于私募基金管理人登记过程中需要核查的内容，一旦出现以上情形基金产品备案及重大事项变更即中止，所以自查的要求十分严格。

基金业协会公示栏上增加了“已注销私募基金管理人信息公示”，分为“主动注销”“依公告注销”“协会注销”，截至目前已有14462家私募基金管理人被注销资格，且这个数量还在增加。

“主动注销”比较好理解，需要注意的是管理人主动注销后自注销申请通过之日起6个月内不得再重新申请登记。

那么依公告注销和协会注销有什么区别呢？

“依公告注销”是指私募基金管理人在办结登记手续之日起6个月内仍未备案首只私募基金产品而被注销。

“协会注销”是指因纪律处分、异常经营和失联等情形被协会注销。因纪律处分、异常经营等情形被注销的私募基金管理人，注销后不得重新登记。我们刚刚提到的协会要求限期内出具专项法律意见书的情形，若最终法律意见书未予通过被基金业协会注销的，就会被归集为协会注销这个类别中。

（二） 要求于2019年08月31日前出具自查报告

相信北京的私募基金管理人对于《关于开展2019年北京辖区私募基金管理人自查工作的通知》并不陌生，中国证监会北京证监局要求截至2019年6月30日，已在中国证券投资基金业协会登记且注册地位于北京的私募基金管理人于2019年8月31日前完成自查，并将自查报告及相关附件提交北京证监局。

此次自查主要从以下几个方面开展：

1、 机构的整体情况，包含机构的组织架构及人员整体情况，包括但不限于公司股东、关联方、高级管理人员等方面情况；关联方从事业务情况，包含各板块结构布局、业务开展等情况，特别是关联公司涉及基金销售、P2P、小贷、融资租赁、互联网金融、房地产等业务的情况。如公司系集团化运营的私募机构，请列出集团内关联私募机构具体情况（含基金数量、管理规模、投资者人数等）。现在基金业协会重点核查的就是集团化运营的私募机构，其中关联交易和与兼营冲突业务是重中之重。

2、 基金产品

（1） 合规募集；

上述为合规募集的流程，在募集过程中容易出现以下违规情形：

公开宣传、向不合格投资者募集、直接或间接承诺保本保收益，向销售机构出具保本保收益的兜底承诺等相关情形。

实质是核查是否通过报刊、电台、电视、互联网等公众传播媒体或者讲座、报告会、分析会和张贴布告、散发传单、发送手机短信、微信、博客和电子邮件等方式，向不特定对象宣传推介。是否存在包含保本保收益内涵的表述，如零风险、收益有保障、本金无忧等；产品名称中是否含有“保本”字样；是否与投资者私下签订回购协议或者承诺函等文件，直接或间接承诺保本保收益；是否向投资者口头或者通过短信、微信等各种方式承诺保本保收益；是否向投资者宣传产品预期收益率。

我们在对私募基金管理人核查的过程中就有遇到过管理人官网涉及公开宣传，其官网有关于私募基金产品的基本信息以及收益预测。后来，该基金管理人被基金业协会要求限期出具专项法律意见书。

另外，基金业协会近期对于私募基金管理人及从业人员的处分，某私募机构存在公开宣传的问题，最终被撤销私募基金管理人的登记，且对公司管理人员公开谴责、加入黑名单，上述纪律处分记入资本市场诚信档案。

某私募机构宣称自己所发定增产品的过往业绩平均超过500%，且全国排名第一，其中绝大部分向投资者预期100%—200%不等的收益，2019年9月最终该公司被取消会员资格。某私募机构产品投资指南中明确表述“承担连带责任担保，产品保本金保收益”，相关基金从业人员最终被采取纪律处分。

（2） 合格投资者材料；

公司向非合格投资者募集资金，有可能会涉嫌以私募基金为名非法吸收公众存款，不再符合私募基金管理人的登记规定。某私募基金管理人涉嫌非法吸收公众存款等刑事犯罪，取消三名从业人员的基金从业资格，并将其加入黑名单,期限为3年。

（3） 是否存在未备案情况；

某管理人存在大量未备案产品，登记备案信息与实际情况严重不符。公司还存在向非合格投资者募集资金、基金账户管理混乱等问题。目前，该机构所管理的8只私募基金均存在到期兑付问题。该公司在被北京证监局采取行政监管措施后，未按要求进行整改。最终其法定代表人被取消通过资格认定方式取得的基金从业资格，并且加入黑名单，期限为1年。其他高管、从业人员被加入黑名单,期限为1年。

（4） 投资标的公司，是否有告知投资者；

（5） 投资范围、策略及限制投资情况是否进行了披露；

（6） 信息披露：重大事项变更、季报、半年报、年报、年度财务审计报告、关联交易情况；

（7） 项目退出；

（8） 产品数量、管理规模、投资者数量及结构等；

（9） 业务类型与业务模式，特别是是否从事资金池、自融自担等业务；

（10） 与集团其他业务交叉或关联、业务隔离、人员独立等情况；

（11） 私募基金运行异常情况，特别是逾期不能兑付、临近到期兑付困难、开放期或开放日不能满足赎回申请、基金重大亏损等情况；

（12） 私募基金业务风险评估，风险防控、流动性安排等整体情况。

3、 综合系统填报：实际控制人、股东、关联方、高管、内部治理架构、内部制度、私募基金管理人与高管合法合规及诚信信息等；

4、 从业人员管理平台：员工信息填报、从业资格获得情况的确认；

5、 是否存在异常经营情形，基金业协会是否有要求出具异常经营的法律意见书？

6、 说明自查工作的组织和执行情况，发现的问题及整改计划。

二、 私募基金管理人核查途径以及核查材料

（一） 公司基础材料核查

1、 工商公示系统核查：工商基础信息核查、重大事项变更核查、股权结构及实际控制人情况核查；

2、 工商档案：重大事项变更；（联系律所出具法律意见书提交基金业协会）

3、 法律意见书核查：重大事项变更；

4、 高管基础材料核查：高管基本信息、劳动合同、社保、兼职情况；

5、 公司财务数据核查：主营业务、关联交易；

6、 制度核查：基金业协会系统上的制度是否齐全；制度规定是否全面：利益冲突与利益输送的防范；关联方与关联交易；（需在制度中明确以上内容）

7、 关联方核查：关联方的确认，分公司与子公司是比较容易确认的，在这里我们需要注意一下合伙企业的认定标准与公司不一样，不是根据持有合伙企业份额决定的，而是根据执行事务合伙人进行来决定；

其他关联方的认定标准：【受同一控股股东/实际控制人控制的金融企业、资产管理机构、冲突类业务机构（包括民间借贷、民间融资、配资业务、小额理财、小额借贷、P2P/P2B、众筹、保理、担保、房地产开发、交易平台等业务）或相关服务机构。】

8、 网络检索：百度、搜狗、微博、公众号等；可以检索公司主营业务的描述、诚信信息与涉诉情况等；还可以查询基金产品是否宣传推介、保本保收益、以及是否有其他舆论情况。

（二） 系统核查

1、 基金业协会资产管理业务综合报送平台：

（1）填报信息是否完整、准确、且及时更新；

（2）重大事项变更事宜是否及时变更；

（3）私募基金产品信息是否填报完整、正确；

（4）私募基金产品信息披露是否完整；

2、 基金业协会从业人员管理平台：从业人员是否完整，信息是否准确；

3、 私募基金信息披露备份系统：季报、半年报、年报是否披露完整；重大事项变更临时公告（目前基金业协会要求私募基金管理人重大事项变更需要上传临时公告以及截图，与法律意见书一并上传综合填报系统，申请重大事项变更）。

（三） 底稿材料核查

1、 宣传推介材料：是否存在保本保收益、兜底、无风险的字眼；

2、 合格投资者证明材料：是否向不合格投资者进行宣传推介，尤其需要核查的是合格投资者的资产证明材料；是否有合格投资者承诺书、风险揭示书以及信息表等，以表明是否对投资者进行过特定的确认。

（1）风险揭示书应何时签订？

在投资者签署基金合同之前，募集机构应当向投资者说明有关法律法规，说明投资冷静期、回访确认等程序性安排以及投资者的相关权利，重点揭示私募基金风险，并与投资者签署风险揭示书。

（2）风险揭示书协会要求有哪些？

①请上传截至本季度末所有投资者的风险揭示书，如投资者较多，可将风险揭示书分多个压缩包上传。

②风险揭示书应加盖募集机构和投资者的签章和签署日期。

③若私募基金涉及关联交易、单一投资标的、流动性等特殊风险的（无托管），应在风险揭示书的“特殊风险”部分中予以披露。同时，在“投资者声明”部分第一项“运作方式及风险收益特征”增加对应表述。

④投资者应当在风险揭示书的“投资者声明”部分的十三项内容后逐一签章。

（3）可以补提电子版的风险揭示书嘛？

①对于纸质或电子版的风险揭示书无特殊要求，只要签署内容符合协会要求即可（即投资者需在“投资者声明”部分的十三项内容后逐一签章）。

②补签电子版风险揭示书，不局限于之前的基金是否签署过电子合同，只要最终补签的内容符合协会要求即可。

③新补的风险揭示书，与之前做产品备案/补录时候的风险揭示书并不冲突。

（4）已经赎回的投资者需要再上传吗？

季度内赎回的投资者不需要再上传风险揭示书，季度内新增的投资者则要上传。

（5）风险揭示书丢失的怎么办？旧的风险揭示书没有按照投资者声明“十三项内容”签署怎么办？

风险揭示书要按照最新的投资者声明“十三项内容”标准，重新签好上传。如果之前签好的就是十三项投资者声明的，则不需要重新签。否则就需要重新签。

（6）成立时间久远的产品，也全都需要补充上传新的风险揭示书吗？

协会关于老产品的处理意见：

①2016年7月15日以前成立的产品，如果产品不涉及特殊风险的，可不上传新的风险揭示书，需要上传情况说明材料，说明为什么没有签署13项投资者声明的风险揭示书。

（情况说明可写明产品设立时间，并承诺后续新投资者将按照新版风险揭示书操作签署。）

②但如果私募基金涉及关联交易、单一投资标的、流动性等特殊风险的，建议都与投资者补签新的风险揭示书。（此类基金产品的风险揭示书，除了13项投资者声明外，还需在风险揭示书的“特殊风险”部分中对相关情况予以披露）。

3、 私募基金合同以及投资协议：基金合同主要看当事人的权利义务以及相关费用的约定；

4、 托管与外包合同:确认费率是否一致以及服务内容是否一致；

5、 向投资者进行信息披露的证明：很多管理人或者高管都认为对投资者的信息披露只要通过基金业协会的系统进行披露即可，但是投资者无法登录信息披露系统进行确认，故还是需要通过邮件、微信、短信、邮箱、传真等投资者认可的方式进行披露，并做好记录；另外我们在工作的过程中会有客户咨询信息披露能否不显示变更后的信息，只说明进行了变更。这样是不可以的，虽然信息披露管理办法没有明确规定信息披露要具体到什么地步，但是我们从投资者角度来看，投资者应当能够从信息披露文件中获得他想获得的全部材料而不需要单独向管理人进行确认，方才能够认定管理人合理、适当地履行了披露义务。

6、 基金产品财务数据核查：核查是否有关联交易，如果有关联交易的话需要对投资者进行信息披露并且要制定相关的制度，用于防止关联交易给投资者带来损失或者其他问题。

三、 整改方案

根据核查问题有针对性的整改。

（一） 公司基础材料核查

1、 系统基本信息未更新：进行系统重大事项变更以及信息更新；

2、 高管基础材料核查：高管社保、劳动合同及兼职整改及剥离；

3、 公司财务数据核查：公司如兼营非私募业务需尽快剥离与整改；

4、 制度核查：制度整合与补充；

5、 关联方核查：关联方的确认后完成系统填报；

6、 网络检索：如发现有任何公开宣传的情况需进行整改，联系发布者进行网页删除，并且需定期核查清理，否则可能给管理人带来合规风险。

（二） 系统核查

1、 基金业协会资产管理业务综合报送平台：及时完成信息更新及基础信息补录以及基金信息更新；

2、 基金业协会从业人员管理平台：高管及员工信息填报如有错误需及时调整，更新信息；如有员工未及时添加至从业人员管理平台的，需尽快将其加入；

3、 私募基金信息披露备份系统：系统中如存在未填报信息需尽快补充披露，但是信息披露备份系统会显示填报时间，所以管理人还是需要指派专人负责私募基金的信息披露，以防出现漏报、误报的情况。

（三） 底稿材料核查

1、 宣传推介材料：如存在公开宣传的问题需整改，删除网页、停止宣传等；

2、 合格投资者证明材料：缺少文件需及时联系合格投资者进行补充；基金业协会去年发布《证券期货投资者适当性管理办法》要求私募基金管理人定期进行合规自查，但是管理人并未重视。

3、 私募基金合同以及投资协议：投资标的如与系统披露内容不一致，需整改，调整系统填报或者调整投资标的。若因历史原因，投资标的本身存在问题，需要到期及时清算。

4、 托管与外包合同：如未按照托管与外包协议约定进行操作的需整改为与合同一致。

5、 向投资者进行信息披露的证明：若未向投资者进行信息披露需补充之前应信息披露的内容。

6、 基金产品财务数据核查：如有关联交易需向投资者进行披露，并且制定相关的制度防范关联交易可能带来的利益输送或者其他损害投资者权利的事宜。

四、 其他易疏忽风险

1、 底层标的项目：以股权类基金产品举例，如果是单纯的股权投资，不穿插其他金融项目，那么通过私募基金管理人对外投资方式来核查确认，最终的投资对象一般即为目标公司。

契约型基金：契约型基金因为没有实体因此需要以管理人名义出资；

有限合伙或者公司型基金：直接以有限合伙或者公司名义出资。

同样也可以通过这种方式核查是否存在未备案的私募基金产品:如果管理人对外投资的企业中存在实缴资金较多的情况，那么很有可能存在募集行为。

私募基金管理人对过去已备案通过的基金产品不够重视，认为基金业协会通过即认可基金产品合规且无风险，但事实上风险依旧存在，合规整改仍需继续。

2、 私募基金投资后方才备案，根据《私募投资基金管理人登记和基金备案办法（试行）》规定“私募基金管理人应当在私募基金募集完毕后20个工作日内，通过私募基金登记备案系统进行备案，并根据私募基金的主要投资方向注明基金类别，如实填报基金名称、资本规模、投资者、基金合同（基金公司章程或者合伙协议，以下统称基金合同）等基本信息。”

3、 私募基金产品的审计：在信息披露备份系统中，基金产品年报制作要求公司型基金与有限合伙型基金必须上传经审计的财务报表，因此股权类的公司型基金与有限合伙型基金必须经过年度审计。 

4、 在进行网络检索的时候一定要注意，招聘信息中对公司主营业务的描述，不能股权类的私募基金管理人描述为做证券类产品，或者做债权投资以及其他类金融业务；同时还要注意对公司人数的确认，一定不得虚假宣传。如果公司人数较多但是实际披露人数少，请务必保证披露信息与基金业协会报送信息一致。且目前基金业协会的信息公示平台自动连接从业人员管理平台，对公司在从业人员管理平台注册的人员直接反应在公示平台中。

5、 披露信息备份

实践过程中我们发现私募基金管理人的披露信息备份问题一直未得到重视，一般都是负责系统填报人员以及披露人员负责信息的备份与留存，人员交替过程中就会导致材料的缺失。因此建议公司建立对应的数据库、网盘、硬盘、云端等系统，作为信息备份的载体，确保信息的安全保存。同时指派专人负责上传与备份，这里的专人不是固定的某个人而是岗位，这样可以有效防止工作交接后的对接问题。

最后，我们发现私募基金管理人合规自查与解决方案看起来简单，实际操作起来却很难，因为是对于历史错误的一个纠正。因此，建议大家在公司运行过程中做好制度建设，并且做好工作安排，争取各个方面都做到合法合规。虽然前期准备工作花费时间会比较长，但是这远比自查后再行补救要简单的多。